Aspecte esențiale privind organizarea, funcționarea și evidența notarilor publici

Adina-Renate Motica, Oana-Elena Buzincu, Veronica Stan, Admiterea în notariat. Teste grilă și sinteze teoretice. Ediția a 10-a, Ed. Hamangiu, 2024, p. 9-11.

3.1. Organizarea, funcționarea și evidența notarilor publici

3.1.1. Asocierea și încetarea asocierii notarilor publici

Așa cum am subliniat anterior, activitatea notarilor publici se desfășoară în cadrul unui birou notarial, în care pot funcționa unul sau mai mulți notari publici asociați în partidă simplă sau comună, după caz, conform avizului Colegiului director al Camerei, angajați cu studii superioare și personal auxiliar. De menționat este faptul că notarul public nu își pierde dreptul la biroul notarial individual, prin asociere, însă acesta nu își poate desfășura concomitent activitatea în cadrul celor două forme de exercitare a funcției de notar public.

Potrivit art. 19 alin. (3) din lege, asocierea și încetarea asocierii notarilor publici care au sediul biroului în circumscripția aceleiași judecătorii se dispun prin decizia Colegiului director al Camerei în a cărei rază teritorială se află judecătoria în circumscripția căreia au sediul notarii publici. Asocierea și încetarea asocierii notarilor publici care nu au sediul biroului în circumscripția aceleiași judecătorii se dispun prin ordin al ministrului justiției.

Observație: Conform art. 106 alin. (2) din regulament, notarii publici asociați pot ține evidențe, contabilitate și arhivă distinct, pentru fiecare asociat, în conformitate cu contractul de societate, numai în situația în care fiecare dintre aceștia a fost numit în aceeași localitate și în aceeași circumscripție a judecătoriei.

În ceea ce privește procedura și condițiile de asociere, respectiv încetarea asocierii notarilor publici, se stabilesc prin regulamentul de punere în aplicare a legii notarilor publici. În conformitate cu prevederile art. 42 alin. (4) din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995, republicată cu modificările ulterioare, pentru avizarea favorabilă a asocierii, contractul de asociere trebuie să cuprindă următoarele dispoziții:

a) denumirea și sediul societății profesionale, precum și durata asocierii;

b) modul în care se vor ține evidențele notariale și fiscale, respectiv în partidă separată sau în partidă comună;

Observație: În cazul în care evidențele se țin în partidă comună, se menționează notarul public care, după încetarea asocierii, va prelua în întregime arhiva notarială și economico-financiară.

c) care dintre birourile notarilor publici care se asociază se va închide, precum și custodele care va prelua arhiva creată de acest birou;

d) biroul în care își va desfășura activitatea societatea profesională ca urmare a asocierii, cu mențiunea, dacă este cazul, că acesta va funcționa utilizând registrele notariale deja deschise; la sfârșitul acestora se va încheia un proces-verbal care va cuprinde data și numărul de înregistrare de la care notarii publici și-au început activitatea în asociere;

e) mențiuni cu privire la cota de participare la venituri și cheltuieli.

În privința asocierii notarilor publici din Camere diferite, cererea de asociere se depune la Camera în raza căreia își are sediul notarul public care solicită să își schimbe sediul prin asociere, în vederea avizării. Pentru avizarea favorabilă a cererii, Colegiul director al Camerei verifică îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiții:

a) în circumscripția judecătoriei în care este numit notarul public ce solicită să plece prin asociere rămân să își exercite funcția cel puțin doi notari publici;

b) în anul în care solicită asocierea, precum și în anul anterior, nu i-a fost aplicată sancțiunea disciplinară a suspendării din funcție;

c) dacă au fost luate măsurile necesare pentru predarea arhivei create anterior asocierii;

d) efectuarea plăților scadente către Cameră, Uniune și entitățile subordonate acestora;

e) efectuarea plăților scadente către bugetul de stat, respectiv impozitul pe transferul proprietății, taxa pe valoarea adăugată, tarifele Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară, a altor asemenea plăți, cu excepția impozitului pe venit.

Cererea, împreună cu avizul favorabil, se transmite, în vederea avizării, Camerei în a cărei circumscripție urmează să funcționeze societatea profesională. Conform art. 43 alin. (6) din Regulamentul de aplicarea a Legii nr. 36/1995, republicată, cu modificările ulterioare, Colegiul director al Camerei în a cărei circumscripție se solicită asocierea se pronunță prin aviz, având în vedere următoarele criterii:

a) cerințele rezultate din întinderea teritoriului;

b) numărul locuitorilor;

c) volumul și tipul procedurilor notariale solicitate de către public;

d) media anuală a onorariilor încasate de birourile notariale pe localități;

e) posturile destinate notarilor stagiari care vor susține examenul de definitivat.

Asocierea, respectiv încetarea asocierii, produce efecte de la data înregistrării acesteia în Registrul național de evidență a notarilor publici, denumit în continuare RNENP, ținut de Uniune. Certificatul de înregistrare se comunică, de îndată, Ministerului Justiției.